I documenti che contengono dati sensibili non possono essere semplicemente cestinati ma devono essere gestiti e distrutti in ottemperanza del GDPR (Regolamento UE 2016/679) e del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003, modificato dal D.Lgs. 101/2018), che impongono la cancellazione sicura e definitiva dei dati non più necessari, preferibilmente tramite distruzione certificata (norma UNI EN 15713:2009). È obbligatorio rendere i documenti cartacei e digitali illeggibili e non ricostruibili, seguendo i livelli di sicurezza della norma DIN 66399 e procedendo alla distruzione di documenti e dati sensibili secondo le procedure e le modalità prescritte.
Punti chiave della normativa:
- Obbligo di cancellazione: Secondo l’art. 17 del GDPR, i dati devono essere distrutti quando non sono più necessari o se l’interessato ne fa richiesta (diritto all’oblio).
- Modalità di distruzione: La norma tecnica UNI EN 15713:2009 definisce le procedure per la distruzione confidenziale, garantendo la tracciabilità e la sicurezza, inclusa la distruzione in loco.
- Standard DIN 66399: Suddivide la distruzione in 3 classi di protezione e 7 livelli di sicurezza per diversi supporti (carta, ottici, elettronici, dischi rigidi).
- Certificazione: Al termine della procedura, viene rilasciato un “Certificato di avvenuta distruzione” che esonera da responsabilità in caso di data breach.
- l’affidamento a ditte specializzate, dotate di sistemi conformi e personale istruito, garantisce la corretta gestione dei rifiuti contenenti dati personali.
